Case Study: Prozessoptimierung in der Medienbeschaffung



Die Ausgangssituation

Der Verlag verfügt über eine dezentral organisierte Medienbeschaffung und Datenhaltung. Dabei hat jeder Programmbereich eigene Prozesse der Medienbeschaffung, Ablage und Vergabe von Metadaten etabliert. So ist eine oft redundante und damit kostspielige Medienbeschaffung entstanden, die zudem über lückenhafte Rechts- und Verwertungsinformationen verfügt.



Die Projektvorgaben und Ziele

Der Verlag erwartet eine Analyse der bestehenden Beschaffungsprozesse unter Kostengesichtspunkten. Zudem sollen die Metadatensets analysiert und standardisiert werden, damit lückenlose Rechts- und Verwertungsinformationen gewährleistet sind.
Ziel ist, die kostspielige dezentrale Medienbeschaffung und Datenhaltung durch eine zentrale Medienbeschaffung mit optimierten Prozessen für den Einkauf, die Verwaltung und die Abrechnung der Medien abzulösen.



Unsere Lösung

  • Ist-Dokumentation und Analyse der vorhandenen Workflows und Prozesse
  • Entwicklung optimierter Soll-Prozesse sowie eine Optimierung der Schnittstellen zu den Nachbarabteilungen
  • Erarbeitung optimierter Ablageprozesse und Metadatensets für lückenlose Rechts- und Verwertungsinformationen
  • Unterstützung im Change Management bei der Einführung der veränderten Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter
  • Begleitung der Implementierung der optimierten Prozesse und Erfolgskontrolle