In vielen Fällen ist es sinnvoll, statt einer kostspieligen dezentrale Medienbeschaffung und Datenhaltung eine zentrale einzuführen. Wichtig ist dabei auch, die Prozesse an den Schnittstellen zu optimieren und die entsprechend veränderten Aufgaben der Mitarbeitenden durch ein professionelles Changemanagement einzuführen.
Anja Paquin
Die Ausgangssituation
Der Verlag verfügt über eine dezentral organisierte Medienbeschaffung und Datenhaltung. Dabei hat jeder Programmbereich eigene Prozesse der Medienbeschaffung, Ablage und Vergabe von Metadaten etabliert. So ist eine oft redundante und damit kostspielige Medienbeschaffung entstanden, die zudem über lückenhafte Rechts- und Verwertungsinformationen verfügt.
Die Projektvorgaben und Ziele
Der Verlag erwartet eine Analyse der bestehenden Beschaffungsprozesse unter Kostengesichtspunkten. Zudem sollen die Metadatensets analysiert und standardisiert werden, damit lückenlose Rechts- und Verwertungsinformationen gewährleistet sind.
Ziel ist, die kostspielige dezentrale Medienbeschaffung und Datenhaltung durch eine zentrale Medienbeschaffung mit optimierten Prozessen für den Einkauf, die Verwaltung und die Abrechnung der Medien abzulösen.