Optimierte Prozesse bieten mehr Effizienz und mehr Flexibilität

Zur Prozessoptimierung gehört auch Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen zu klären – intern genauso wie mit externen Dienstleistern.

Markus Wilhelm

Case Study: Prozessoptimierung beim Outsourcing der Herstellung

Die Ausgangssituation

Im Rahmen der Unternehmensstrategie hat sich ein Verlag zum Outsourcing der Herstellung entschlossen. Zum einen waren in diesem Bereich unverhältnismäßig hohe Personalkosten zu verbuchen, zum anderen haben unklare Verantwortlichkeiten, intransparente Entscheidungen und Dokumentationen auch die Zusammenarbeit und Kommunikation mit anderen Abteilungen wie Produktmanagement, Lektorat, Einkauf oder Vertrieb erschwert.

Die Projektvorgaben und Ziele

Mit der externen Vergabe der Herstellungsleistungen beabsichtigte der Verlag Personal einzusparen, darüber hinaus aber auch einen Dienstleister mit ganzheitlichem und optimiertem Ansatz zu gewinnen, der Lösungen für aktuelle Herausforderungen schnell finden und umsetzen kann.

Um die strategische Entscheidung möglichst effektiv und effizient umsetzen zu können, galt es, zunächst die Prozesse zu optimieren sowie Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen klar zu definieren. Die Zusammenarbeit des externen Dienstleisters mit internen Abteilungen sollte reibungslos funktionieren. Die Prozessoptimierung mit eindeutigen Aufgabenbeschreibungen bietet dem Verlag außerdem mehr Flexibilität, um schneller auf neue Marktanforderungen reagieren zu können.

Unsere Lösung
  • Analyse der bestehenden Prozesse hinsichtlich ihrer Effizienz, Wirtschaftlichkeit und Schnittstellen zu den jeweiligen anderen Abteilungen
  • Entwicklung und Dokumentation von optimierten Prozessen
  • Definition von Aufgaben und Verantwortlichkeiten
  • Aktive Begleitung bei der Einführung der neuen Prozesse mit Schulungen und Kommunikation
  • Unterstützung im Changemanagement
  • Definition von Quality Gates, um definierte Kennzahlen fortlaufend kontrollieren und auf Abweichungen adäquat reagieren zu können
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